Der Ortsrat wird im Zuge von Kommunalwahlen alle 5 Jahre gewählt. Bis 1974 war Kästorf eine eigenständige Gemeinde mit Gemeinde-vertretern. Bei den damals flächendeckend stattfindenen Reformen der Gebietseinheiten in Niedersachsen wurde Kästorf gemeinsam mit Gamsen, Wilsche, Neubokel und Winkel eingemeindet und damit Ortsteil der Stadt Gifhorn. Den Ortsräten in der Stadt Gifhorn gehören 5 bis 9 Personen je nach Anzahl der Bewohner in den Ortsteilen an, in Kästorf sind es 7 Ortsratmitglieder/innen. In der ersten Sitzung nach der Wahl wählen die Ratsmitglieder/innen aus ihren Reihen einen Ortsbürgermeister/in und einen/e Stellvertreter/in. Aufgaben der Ortsräte ist es, alle Interressen der Ortschaft und seinen Bewohnern betreffend zu vertreten.